顧客獲得型セミナー開催の事前準備7ステップとは?

セミナーに必要な準備項目は膨大で、特に初めてセミナーを開催する方にとっては何から手を付けていいのか分からなくなりかねません。

そこで今回は、セミナーの事前準備を順序立てで解説していきます!

セミナー開催の基礎知識を知るならぜひご一読くださいね。

初めてセミナーを開催する方も、既にセミナーを開催している方の復習にもお役立て下さい!

顧客獲得に繋がるセミナー開催の成否を決めるのは、ズバリ「事前準備」

顧客獲得に繋がるセミナー開催の成否を決定づけるのは、事前準備なのです。

初めてセミナーを開催する方は特に、セミナーの段取りは工程が多く面倒に思えるかもしれません。

しかし、事前準備をせずにセミナーを開催すると、本来目的にしていた顧客獲得や新商品・サービスが全く売れない、といった事態になってしまいます。何となくとりあえずセミナーを開催するのではなく、戦略的にセミナーを開催してもらいたいと思います。

セミナーといえば大まかには、情報提供型セミナーと顧客獲得型セミナーの2種類のパターンに大別されるのかなと思います。

近年ではほとんどの中小企業、個人事業主が、後者の顧客獲得型セミナーを開催するケースが増えてきています。

その理由として、コンサルタントやコーチ、セミナー講師が近年急激に増えたことで、養成講座やスクール、教室、塾などへの入会を促進するための体験講座や説明会、フロントエンドセミナーを開催する方が増えていることが挙げられます。

では、今回の記事では、顧客獲得型セミナーを開催し、成果をあげるにはどんなことに注意していけば良いか?をお伝えして行きたいと思います。

弊社は、MEセミナールームという栄・久屋大通駅すぐの格安貸し会議室を運営していますが、弊社代表の栃本常善が、これまで200回以上の自社セミナーを開催し、著者をお呼びしてセミナーを主催したりと、講師と主催者側を相当な数こなしてきた経験から、この顧客獲得型セミナーのノウハウをお伝えしていければと思っております。

顧客獲得型セミナー成功に向けた準備

1.自社のセミナー開催の目的を明確にする

まずは、セミナー開催の目的を明確にすることを推奨します。何のためのセミナーなのか?既存顧客の満足度向上のためのセミナーなのか、それとも新サービスを販売するためのセミナー・説明会なのか、新規顧客を獲得するためのセミナーなのか?という具合に目的を明確にしましょう。

2.セミナーのテーマを決める

「1.自社の目的を決める」の工程で設定した目的を達成できるようなテーマを設定します。

このテーマに沿って話す内容を決めます。

話す内容を決める際に気をつけたいのが、顧客獲得型のセミナーで見かける「自社が持つノウハウのうち、それぞれのノウハウの工程の中から一部分だけを紹介する」方法です。

これは一見、効率よく商談や契約に結びつきそうですが、受講者にとっては契約ありきのセミナーだと思われ、悪い印象を与えたり不信感に繋がったり、危険性があります。

自社のノウハウの一部を公開する場合は、どのノウハウについて話すか選んで、その工程の全てを話す方が信頼を得られやすいと言えます。

セミナーで話す内容の詳細は、ストーリーのように起承転結で考えると良いです。

「起」ではどんな課題や悩みを持っているのか
「承」はなぜその課題、悩みが発生したのか
「転」は課題、悩みを解決する方法
「結」は課題、悩みを解決した後の状況

以上のような構成がおすすめです。

3.日程や参加人数などを考える

参加人数、日程、開催場所を決めます。

できるだけ多くのアンケート結果を得る為に開催する情報提供型のセミナーと違い、顧客獲得型のセミナーでは受講者は少なくても問題ありません。

なぜなら、人数よりも確実に顧客化することが大切だからです。

また、多くの受講者を集めようとターゲット層を広げすぎると、セミナーの内容がぼやけて伝わりにくくなったり、受講者の質もばらついてしまったりします。

受講者の人数は5人など、営業担当者が1日で回れるかどうかぐらいの件数が妥当です。
セミナーに参加する人数が増えてしまった場合は、セミナー自体を何回かに分けて開催しましょう。
参加者が多くなりすぎると情報収集目的の受講者の割合が増え、個別相談会に繫がりにくくなる為、一度のセミナーの受講者は多くても15人を超えないように設定しましょう。

日程を決める上で気をつけたいのが、「誰がセミナーに参加するのか」です。

法人向けに開くセミナーであれば、会場へ直行、直帰できる午前中や午後の遅い時間の方が参加者にとって都合がいいでしょう。
個人向けであれば、平日に仕事をしている人にとっては土日や夜の方が参加しやすいですし、主婦層を対象にしている場合は子供が学校に行っている平日の昼間に開催すると良いです。

開催場所もやはり、セミナー参加者の目線から見た「立地」、「会場の雰囲気」などの要素と「利用料金」を考えて決めます。

自社の会議室、駅から近い民間の会議室、市や区が提供する会議室、ホテルの会議室や宴会場など様々な会場が考えられます。
会場を選ぶ際は、必ず予約前に実際に見学しましょう。

4.告知文章執筆、セミナー告知ページ作成、チラシ作成、申し込みフォームの作成

告知をする前にイベント名、チケットの販売方法、申込方法、キャンセル方法を決めておきます。
その後、開催の一ヶ月前頃からホームページやSNSなどで告知をします。

参照 申し込みフォームの作成の際に注意すべきこととは?

5.細かな準備をする

告知と同時進行でその他の準備もします。
具体的には、

・当日の動線を確認する
・会場の配置図を作成する
・当日のタイムスケジュールを作成する
・当日必要な書類や備品、機材の準備と搬入方法の確認をする
・参加者一覧を作成し、申込があるごとに更新する
・当日の人員配置を決める
・参加者への配布物を作成する
・撮影を行う場合はカメラ等を手配する(参加者の様子を撮影する際は、必ず了承を得る必要がある)
・入場時のチケット確認方法、および出欠管理チェックの方法を決める(現金での受付であれば、釣銭や金庫の用意をする)
・セミナー終了後の個別相談や販促の準備をする

などが挙げられます。
万全を期して、綿密に準備をしましょう。

6.セミナー直前にリマインドメールを送る

開催日から1、2日前に参加者へ日時などを再確認してもらう為のリマインドメールを送信します。
これを送ることで、出席忘れや当日キャンセルを防ぐことができます。

7.セミナー終了後に…

次回の開催を見据えて受講者にはアンケートに協力してもらいましょう。

具体的には、よかった点、改善してもらいたい点、質問、次回も参加したいかどうかなどを確認します。
より良いセミナーを開催していくには、実際にアンケート結果を踏まえて次回に生かす努力が必要です。

終わりに

今回の記事はいかがでしたか?

セミナーの事前準備について理解が深まりましたでしょうか。セミナー開催までの大まかな流れが少しでもイメージしていただけたら幸いです。

セミナーに必要なのは綿密な段取りを計画することと、受講者の立場になって考えることです。

基礎知識と心得を覚えたら後は実践あるのみです!場数を踏んで、素晴らしいセミナーを開催して下さいね!